Образец Приказа На Архивацию Документов
Опись и архивирование кадровых документов Кадровые документы и бумаги, связанные со стажем работы и деятельностью каждого из сотрудников компании, в соответствии с законодательством имеют большие сроки хранения (до 75 лет и более). Именно поэтому подготовку кадровых документов для выделения их на хранение в архив необходимо производить своевременно. Ввиду того, что кадровые документы являются социально значимыми (они служат подтверждением прав работников на социальное обеспечение), при их архивировании особое внимание уделяют:. оформлению дел;.
Образцы приказов. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить.
описи документов. Правила формирования дел 1.
Составление дел необходимо осуществлять в соответствии с номенклатурой компании: включение документов в дела другими способами запрещено. Сразу после подшивки одного документа дело является заведенным. Оформление обложки должно осуществляться одновременно с включением бумаг в дело. На обложке необходимо указать: наименование компании и структурного подразделения; номер или индекс дела; заголовок; срок хранения документов.
Проект Приказа Образец
Помещать в дела можно только выполненные и оформленные по всем требованиям документы по 1 экземпляру. В делах должны находиться подлинники рабочих бумаг (карточки сотрудников, регистрационные книги, приказы по личному составу и т.д.). Однако есть исключения: копии допустимы в случае, когда подлинник был отослан гражданину или в другую компанию (у автора будет свой второй экземпляр или копия).
Как правило, это касается переписки. Проекты, дублетные экземпляры и документы, подлежащие возврату, не должны включаться в дела.
Отдельные виды документов необходимо разделять, а именно: подлинники и копии; бумаги постоянного и временного хранения; планы и отчеты; распорядительные акты; проекты и утвержденные документы. В деле должна находиться отчетность только одного календарного года. Однако допустимо формирование в период деятельности отдельных личных, переходящих дел и документов комиссий. Дело не должно превышать 250 листов. В противном случае необходимо формировать части (тома).
Образец описи документов, передаваемых в архив. Дела, передаваемые в электронном виде, регистрируются с указанием их объема в мегабайтах (образец архивной описи электронных дел организации показывает, что такая АО может быть отдельным учетным актом). АО подписывается председателем и членами комиссии, а также представителями передающей стороны. Образец описи электронных документов.. Для справки: большое количество образцов форм содержится в Приказе Министерства культуры РФ от 1273 «Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.». Автор: Светлана Шевякова. Образец приказа о хранении. Отбор документов. Архивации и уничтожения.
Внутри дела важно соблюдать порядок расположения рабочих бумаг (в зависимости от типа документа их сортируют в алфавитном, хронологическом порядке, по срокам хранения). Приложения должны быть присоединены к соответствующим документам.
Стоит отметить, что все бумаги (приказы по личному составу, личные карточки сотрудников, личные дела, договорные бумаги и т.д.) имеют свою специфику и тонкости архивирования.
Со временем в каждой компании, недавно начавшей свою деятельность, может скопиться большое количество документации, которую необходимо где-то хранить. Для таких целей создаются специальные архивные отделы, о порядке организации которых и пойдет речь в данной статье.
Из представленной ниже статьи вы узнаете:. как происходит организация архива на предприятии и какие правила необходимо при этом соблюдать;. как проходит издание приказа об организации архива на предприятии и какая в нем отображается информация;.
Как Составить Приказ
какие проверки необходимо пройти перед подписанием приказа о размещении архивохранилища;. кого можно назначать ответственным в приказе о создании архива за наблюдение за документацией. Организация архива на предприятии При планировании архивного отдела на предприятии необходимо учитывать, что длительное хранение документов должно проходить при определенных условиях. Для этого выделяется отдельное помещение, в котором необходимо:.
поддерживать приемлемый уровень влажности воздуха и температуру;. ограничить доступ для сторонних лиц;. установить шкафы и стеллажи;. грамотно организовать использование свободного пространства. Документы запрещается хранить в учреждениях, предоставляющих услуги питания, в пищевых складах и организациях, работающих с пожароопасными и химическими материалами. Архив не допускается располагать вблизи от автозаправочных станций, стоянок машин или любых других потенциально опасных точек.
Помещение для архива должно содержать собственную вентиляцию, не иметь труб или прочих коммуникационных элементов. Системы кондиционирования воздуха необходимо оформлять так же с соблюдением ряда правил:. рециркуляция воздуха имеет кратность обмена 2-3;. температурно-влажностный режим должен быть стабильным, без резких перепадов;. необходимо обеспечивать стабильно-постоянную очистку воздуха от агрессивных примесей и пыли. Для минимизации рисков возникновения пожара так же рекомендуется уберечь архивохранилище от использования электрических нагревательных приборов и прочих объектов, способных вызвать случайное возгорание.
Другими словами, работу оборудования необходимо организовать так, чтобы случайно попавшая на нее бумага не стала катализатором, воспламенившим всю хранящуюся внутри помещения документацию. Читайте по теме в электронном журнале. Издание приказа об организации архива на предприятии Перейдем к документальному оформлению архивохранилища. Следует начать с того, что после выбора наиболее подходящего помещения начальником предприятия издается специальный, который регламентирует начало создания отдела хранения документации. Руководители организаций должны быть полностью уверены в том, что планируемый архив отвечает строгим современным требованиям в области пожарной и технической безопасности (для этого проводятся специальные проверки, речь о которых пойдет ниже). Приказ директора регистрируется в журнале, после чего с ним знакомятся ответственные за создание архива сотрудники.
Бланк Приказа
Работник обязан поставить свою подпись в знак того, что согласен взять на себя ответственность за исполнение распоряжения. В приказе руководитель компании должен обозначить следующую информацию:. с какого момента данный приказ вступает в силу;. кто из подчиненных назначается ответственным за создание архива;.
в какие сроки отдел необходимо окончательно сформировать;. какая ответственность предполагается, если архив будет спроектирован с нарушениями правил пожарной безопасности и санитарного режима. В целом, директор имеет право уточнить любые важные моменты в приказе, которые он посчитает нужным донести до своих подчиненных.
Какие проверки необходимо пройти перед подписанием приказа о размещении архивохранилища? Пригодность выбранного помещения для будущего архива анализируется специальными проверяющими органами – представителями санэпидемстанции и Государственного пожарного надзора. Квалифицированные специалисты во время визита в компанию оценивают уровень соответствия государственным стандартам и нормам, после чего издают письменное решение, где соглашаются с рациональностью использования именно данного помещения или уточняют моменты, которые необходимо решить перед финальной стадией проекта. Кого можно назначать ответственным в приказе о создании архива за наблюдение за документацией? Руководитель компании лично выбирает ответственного за архивную документацию гражданина, который устраивается на должность архивариуса. В его обязанности входит общая организация работы архива и прием-выдача бланков. Перед назначением на должность будущему архивариусу потребуется пройти инструктаж и стажировку, дабы определить, достаточно ли опыта и знаний у человека, гарантирующих грамотное хранение важных актов и внутренних документов предприятия.
Образец Приказа По Основной Деятельности
Рекомендуем материалы по теме:.;.;.;.;.;. © 2011–2018 ООО «Актион кадры и право» Журнал «Кадровое дело» – практический журнал по кадровой работе Все права защищены.
Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ. Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор) Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263.